คู่มือการใช้งานระบบ

การเข้าสู่ระบบและหน้า Dashboard

เข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านที่ได้รับอนุมัติจากระบบ เมื่อเข้าสู่ระบบสำเร็จจะพบกับหน้า Dashboard หลัก

การสืบค้นและเปิดอ่านเอกสาร (Search & Viewer)

ไปที่เมนู "หนังสือเข้า/ออก" > "หนังสือทั้งหมด"

• ค้นหาแบบรวดเร็ว (Live Search): พิมพ์เลขที่หนังสือ, ชื่อเรื่อง, หรือคำสำคัญในช่องค้นหา ระบบจะกรองผลลัพธ์ทันที
• กรองตามหมวดหมู่และช่วงวันที่: สามารถเลือกดูเฉพาะประเภทที่ต้องการ เช่น คำสั่ง, หนังสือภายนอก, หนังสือภายใน
• การเปิดอ่านและดาวน์โหลด:
  • กดปุ่ม ดูรายละเอียด เพื่อเปิดหน้าเอกสารและดูประวัติการเข้าชม
  • กดปุ่ม PDF เพื่อเปิดดูไฟล์เอกสารฉบับเต็มและดาวน์โหลดลงเครื่อง

เมนู "หนังสือถึงคุณ" (My Documents)

เมนู "หนังสือถึงคุณ" บนแถบเมนูหลัก จะรวบรวมเฉพาะเอกสารที่มีการส่งหรือระบุชื่อท่านเป็นผู้รับ ทำให้ไม่พลาดหนังสือคำสั่งหรือหนังสือเวียนสำคัญ

การจัดการข้อมูลส่วนตัว & การรับแจ้งเตือน (Profile & Notifications)

• แก้ไขโปรไฟล์: คลิกที่รูปโปรไฟล์มุมขวาบน > เลือก "โปรไฟล์" เพื่ออัปโหลดรูปภาพประจำตัว, เปลี่ยนเบอร์โทรศัพท์ หรือแก้ไขอีเมล
• เปลี่ยนรหัสผ่าน: เพื่อความปลอดภัย แนะนำให้เปลี่ยนรหัสผ่านเป็นระยะที่แท็บ "เปลี่ยนรหัสผ่าน"
• เปิดรับการแจ้งเตือน (Web Push): คลิกที่รูปกระดิ่ง มุมขวาบน แล้วกดปุ่ม "รับแจ้งเตือน" เพื่อรับข้อความแจ้งเตือนทันทีเมื่อมีหนังสือใหม่

การจองเลขหนังสือราชการ (Book Number Booking)

ไปที่เมนู "จองเลขหนังสือ" > "จองเลขใหม่"

1. เลือกหมวดหมู่การจอง:
   • คำสั่งคณะ: รูปแบบเลขจะเป็น เลขที่/ปี พ.ศ. (เช่น 012/2569)
   • หนังสือส่งภายนอก: รูปแบบเลขจะเป็น อว 0647.04/xxxx
   • หนังสือภายใน: รูปแบบเลขเฉพาะหน่วยงานภายใน
2. กรอกข้อมูลสำคัญ:
   • เรื่อง (Title): กรอกชื่อเรื่องของหนังสืออย่างชัดเจน
   • เรียน (To): ผู้รับหนังสือหรือหน่วยงานปลายทาง
   • จองในนาม (On Behalf): (ถ้ามี) เลือกชื่ออาจารย์หรือเจ้าหน้าที่ผู้ขอออกเลข
3. กดปุ่ม "ยืนยันการจองเลข" ระบบจะสร้างเลขที่หนังสือลำดับถัดไปให้อัตโนมัติทันที

การส่งไฟล์และการใช้ระบบ AI OCR (Upload & OCR Automation)

เมื่อจัดทำเอกสารและลงนามเรียบร้อย ให้นำไฟล์สแกน PDF มานำเข้าระบบ:

1. ไปที่เมนู "จองเลขหนังสือ" > "ทะเบียนคุมเลข" หรือ "รายการจองของฉัน"
2. คลิกปุ่ม ส่งไฟล์ ที่รายการที่ต้องการ
3. เลือกไฟล์เอกสาร (รองรับไฟล์ PDF และภาพสแกน)
4. ระบบ AI OCR อัตโนมัติ: ระบบจะประมวลผลอ่านข้อความจากหน้าแรกของเอกสาร พร้อมดึงเลขที่หนังสือและหัวข้อเรื่องมาเปรียบเทียบความถูกต้องโดยอัตโนมัติ
5. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง (สาธารณะ หรือ เฉพาะภายใน) แล้วกด "บันทึกและส่งไฟล์"

การจัดการทะเบียนคุมเลขและการแก้ไข (Registry Management)

• ทะเบียนคุมเลข (Booking Registry): ตรวจสอบประวัติการออกเลขทั้งหมด ใครเป็นผู้จอง วันที่เวลา และสถานะการแนบไฟล์
• การแก้ไขข้อมูล: หากลงข้อมูลชื่อเรื่องหรือผู้รับผิดชอบผิดพลาด สามารถกดปุ่ม "แก้ไข" เพื่อปรับปรุงข้อมูลได้ตลอดเวลา
• การยกเลิกเลข: หากเลขที่จองไว้ไม่ได้ใช้งาน ให้กด "ยกเลิกเลข" พร้อมระบุเหตุผล เพื่อรักษาความถูกต้องของทะเบียนคุม

การอนุมัติและจัดการผู้ใช้งาน (User Management)

ไปที่เมนู "จัดการผู้ใช้" (Users)

• การอนุมัติผู้ใช้ใหม่: บุคลากรที่ลงทะเบียนใหม่จะมีสถานะเป็น Pending (รออนุมัติ) แอดมินต้องกดปุ่ม อนุมัติ เพื่อเปิดให้เข้าสู่ระบบได้
• การกำหนดบทบาท (Role):
  • User: ผู้ใช้งานทั่วไป (อ่านและดาวน์โหลด)
  • Editor: เจ้าหน้าที่สารบรรณ (จองเลข, อัปโหลด, คุมทะเบียน)
  • Admin: ผู้ดูแลระบบสูงสุด (จัดการผู้ใช้, ตั้งค่าระบบ, ลบข้อมูล)
• การรีเซ็ตรหัสผ่าน (Reset Password): หากผู้ใช้ลืมรหัสผ่าน แอดมินสามารถกำหนดรหัสผ่านชั่วคราวให้ได้ทันที

การตั้งค่าเลขเริ่มต้น (Seed Config) เมื่อขึ้นปีงบประมาณใหม่

ใช้เมื่อต้องการรีเซ็ตเลขเริ่มต้นประจำปี หรือข้ามเลขหนังสือ:

1. ไปที่เมนู "จองเลขหนังสือ" > คลิกปุ่ม "ตั้งค่าเลขเริ่มต้น"
2. เลือกหมวดหมู่ที่ต้องการตั้งค่า (เช่น คำสั่งคณะ, หนังสือส่งภายนอก)
3. ระบุค่าเลขล่าสุด (เช่น หากต้องการเริ่มที่เลข 1 ให้ระบุเป็น 0)
4. กด "บันทึกการตั้งค่า" ระบบจะเริ่มรันเลขต่อจากค่าที่กำหนด

การจัดการหมวดหมู่และตรวจสอบระบบ

• หมวดหมู่หนังสือ (Categories): เพิ่ม/แก้ไข/ลบ ประเภทเอกสาร (เช่น ประกาศ, คำสั่ง, ระเบียบ)
• หมวดหมู่การจอง (Booking Categories): กำหนดคำนำหน้ารหัสหนังสือ (Prefix) และรูปแบบเลข
• โครงสร้างระบบ (System Diagrams): ตรวจสอบแผนผังฐานข้อมูลและ Data Flow ได้ที่เมนู "โครงสร้างระบบ"